Una delle leve gestionali più potenti di un manager è il colloquio individuale che è, al tempo stesso, un momento di alta criticità che può sfociare nella totale inefficacia se non gestito con minuziosa preparazione e dedizione.

La criticità risiede nella convinzione, talvolta anche inconsapevole, del collega coordinato che l’obiettivo dell’incontro sia valutativo, finalizzato al raggiungimento di obiettivi dell’azienda e del manager, che è anche colui che ha in mano “il coltello dalla parte del manico”.

Come si fa a modificare questa percezione e rendere il colloquio un momento proficuo per entrambi?

La prima regola è avere il giusto atteggiamento che è quello di voler scoprire cosa può impedire al collega di esprimere il massimo del suo potenziale e conoscere cosa è per lui motivo di soddisfazione e cosa vive con difficoltà nel contesto del team e dell’azienda.

La seconda regola è avere una outline definita del colloquio per essere certi che non sia una chiacchierata informale o, peggio, una comunicazione unidirezionale e direttiva.

La terza regola è redigere un documento che formalizzi l’incontro utilizzando, ad esempio, una scheda colloquio come quella proposta a fine articolo.

Vediamo quindi quali devono essere i passi del colloquio:

1. Preparazione Pre-Colloquio

Raccogli tutti i dati rilevanti sulle attività del collega coordinato (rapporti di performance, obiettivi prefissati, feedback ricevuti, ecc.).

Stabilisci lo scopo dell'incontro (valutare il progresso, risolvere problemi, ricalibrare gli obiettivi) e identifica i punti chiave su cui concentrarti.

Informa il collega sugli argomenti che verranno trattati, così che possa prepararsi e riflettere sulle proprie attività e sugli obiettivi.

2. Apertura del Colloquio

Crea un clima di fiducia: inizia il colloquio con un tono positivo e accogliente. Esprimi sincero apprezzamento per il lavoro svolto e mostra apertura al dialogo.

Riassumi brevemente i punti principali da trattare, per mettere il collega a suo agio e allineare le aspettative.

3. Analisi dell’Attività svolta

Invita il collega a condividere il proprio punto di vista sull’attività svolta, sui risultati raggiunti e sulle difficoltà incontrate. Questo consente di partire dalle sue percezioni e di comprendere meglio il suo punto di vista.

Rivedi con lui i dati e le metriche chiave legate agli obiettivi, confrontandole con gli standard o con i traguardi prefissati.

Riconosci i progressi e i punti di forza, evidenziando ciò che è stato fatto bene e i miglioramenti rispetto ai colloqui precedenti.

4. Identificazione delle aree di miglioramento e degli obiettivi

Discuti in modo costruttivo delle aree in cui è necessario migliorare. Fornisci esempi specifici e cerca di capire se ci sono ostacoli o fattori che influenzano negativamente la performance.

Chiedi al collega quali sfide ha incontrato e se ha bisogno di ulteriori risorse, formazione o supporto per superarle.

5. Definizione degli Obiettivi Futuri e Piano d’Azione

Insieme al collaboratore, definisci obiettivi specifici e raggiungibili per il prossimo periodo. Gli obiettivi devono essere SMART (Specifici, Misurabili, Achievable/Raggiungibili, Realistici e con una Tempistica definita).

Concorda i passi concreti che si dovranno compiere per raggiungere gli obiettivi prefissati, e stabilisci un piano d'azione con priorità e scadenze.

6. Feedback e Chiusura del Colloquio

Offri un feedback chiaro e costruttivo, facendo attenzione a bilanciare punti di forza e suggerimenti per il miglioramento. Sottolinea il tuo sostegno e la fiducia nella sua capacità di raggiungere i nuovi obiettivi.

Invita il collega a dare un feedback sul colloquio, per capire se si è sentito supportato e per migliorare il processo di monitoraggio.

Riassumi i punti principali discussi e il piano d’azione concordato, così da assicurarti che siano chiari e condivisi. Ringrazia il collaboratore per il tempo e l’impegno e concludi il colloquio su una nota positiva, rinforzando la fiducia nelle sue capacità.

7. Follow-up

Prevedi un aggiornamento periodico o un breve incontro di verifica sui progressi e sulle difficoltà emerse, in modo da adattare il piano se necessario.

Condividi con il collega un breve resoconto del colloquio per avere una traccia degli impegni presi e dei progressi raggiunti. Puoi utilizzare una scheda come questa facendola compilare dal collega, tieni una copia per te ed una per il collega, sarà l’elemento centrale per il colloquio successivo.

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*Marina Magni, project manager per Fabbrica delle Professioni e prima donna Area manager dell'industria della consulenza finanziaria italiana, diventa firma di Advisor. La sua nuova rubrica, pubblicata ogni due settimane, intende raccontare gli elementi fondamentali, le regole, di una advisory di successo.

Un consulente finanziario non è un gestore di fondi: innanzitutto deve saper vendere al cliente il processo di consulenza di cui sarà protagonista. E naturalmente lo può fare in maniera alta, efficace e rispettosa degli interessi propri, del cliente e della mandante. Marina Magni, come già fatto con tanti colleghi, insegnerà a farlo.